Pourquoi un cahier des charges ?
Sans CDC, un prestataire doit deviner. Résultat : deux devis de deux prestataires ne sont pas comparables (l'un inclut la billetterie, l'autre pas), et les délais dérivent parce que le besoin se précise au fur et à mesure.
Un bon CDC répond à trois questions : qui est l'asso, quoi doit faire le site, comment on saura qu'il est réussi.
Si vous passez plus d'un après-midi à rédiger votre CDC, c'est qu'il y a probablement des désaccords non résolus dans le bureau. Mieux vaut les régler maintenant qu'en cours de projet.
Les 8 sections à remplir
1 · Présentation de l'association
- Nom, siège, année de création, nombre d'adhérents.
- Objet social (repris des statuts, en 2 à 3 phrases).
- Activités principales (ateliers, événements, tournois, expositions…).
- Interlocuteur projet : nom + rôle + téléphone direct.
2 · Contexte et objectifs
Répondez à : pourquoi on fait ce site maintenant ?
- On n'a pas de site, on veut être trouvable sur Google.
- On a un site qui rame ou qui date d'il y a 8 ans.
- On doit afficher un site pour notre dossier de subvention FDVA ou mairie.
- On perd du temps à gérer les inscriptions à la main.
Donnez aussi 1 à 3 objectifs mesurables : « passer de 40 à 80 adhérents d'ici un an », « recevoir 5 demandes par mois via le formulaire de contact », « remplir notre gala sans faire de flyers ».
3 · Public cible
Qui doit utiliser le site ?
- Grand public de la commune / intercommunalité.
- Adhérents actuels et futurs.
- Partenaires institutionnels (mairie, département, fédération).
- Bureau et bénévoles actifs (espace interne).
4 · Périmètre fonctionnel (le cœur)
Listez ce que le site doit faire. Format recommandé : 3 colonnes.
- Indispensable : sans ça, le site ne sert à rien.
- Souhaité : on aimerait bien, mais on peut livrer sans.
- Hors scope : explicitement exclu, pour qu'on ne vous le propose pas en option.
Exemples de lignes :
- Page d'accueil avec 3 événements à venir.
- Formulaire d'adhésion en ligne avec paiement CB.
- Espace membre avec téléchargement des PV d'AG.
- Galerie photo par événement.
- Newsletter interne vers les adhérents (4 à 6 envois/an).
5 · Contenus existants
Qu'est-ce que vous avez déjà ?
- Logo vectoriel ou seulement une image JPG ?
- Photos récentes et utilisables (droit à l'image OK) ?
- Textes de présentation ? À réécrire ?
- Identité visuelle (couleurs, typos, charte) ?
6 · Contraintes
- Budget : fourchette haute. Annoncez-le franchement — un bon prestataire adaptera.
- Date butoir : AG de juin, forum des associations en septembre, saison qui démarre en octobre.
- Accessibilité : si vous recevez du public handi, mentionnez RGAA ou « accessible WCAG AA ».
- Langues : français uniquement, ou bilingue ?
7 · Critères de succès et recette
Comment saurez-vous que le site est « livré » et conforme ? Listez 5 à 10 critères concrets :
- Le site s'affiche correctement sur mobile (iPhone + Android récents).
- Le formulaire de contact envoie bien l'email sur la boîte de la présidente.
- Les mentions légales et la politique de confidentialité sont présentes et à jour.
- Le score Google PageSpeed est supérieur à 85.
- Deux bénévoles ont été formés à mettre à jour l'agenda.
8 · Gouvernance et suites
- Qui valide au nom du bureau (président·e, bureau entier, CA) ?
- Qui est l'interlocuteur opérationnel (une seule personne, pas trois) ?
- Qui paiera et à quel rythme (devis signé ? acompte 30 % ?) ?
- Que se passe-t-il après la mise en ligne (formation, maintenance, support) ?
Checklist CDC avant de l'envoyer au prestataire
- Une personne en dehors du bureau peut-elle comprendre ce que vous voulez en 5 minutes ?
- Chaque fonctionnalité est-elle classée Indispensable / Souhaitée / Hors scope ?
- Avez-vous une fourchette de budget claire (haute et basse) ?
- La date butoir est-elle réaliste (au moins 4 à 8 semaines après la signature) ?
- Avez-vous listé 5 critères mesurables pour la recette ?
- Une seule personne du bureau est-elle désignée comme interlocuteur projet ?
Ce qu'un bon prestataire doit vous rendre en retour
Un devis sérieux, en réponse à votre CDC, doit contenir :
- Un rappel de ce qu'il a compris de votre demande (si ça ne colle pas, c'est qu'il n'a pas lu).
- Le détail ligne par ligne de ce qui est inclus (et de ce qui ne l'est pas).
- Le prix total, TTC ou HT selon le régime TVA, avec ou sans hébergement.
- Le planning prévisionnel (jalons, date de livraison).
- Les conditions de garantie après mise en ligne.
- Ce qu'il vous remet à la fin : nom de domaine, code source, accès hébergement, documentation.
Que faire si vous n'avez vraiment pas le temps de le rédiger ?
Chez GooServices Asso, le configurateur fait office de CDC minimum : en 3 minutes, vous décrivez votre asso, vos besoins et votre budget. Le devis généré reprend votre description ligne à ligne — pas besoin de rédiger un document séparé.